Hello Attention Management, Goodbye Time Management

Als je actief bent in HR zoals ik, is time management een ouwe getrouwe. Al te vaak wordt er heil in een vorming time management gezocht wanneer medewerkers hun taken niet onder controle krijgen. Maar eigenlijk vaak met weinig succes. 

Reden? 60 seconden blijven altijd 60 seconden. Tijd is dus niet te beheren. Natuurlijk zijn er tips en tricks om je tijd goed te managen, maar tijd an sich is niet-beïnvloedbaar.

Jouw aandacht daarentegen. Daar kunnen we wél mee aan de slag, daar hebben we wél invloed op. Et voila, attention management is geboren!

En ik ben alvast fan. Door zelf met onderstaande tips aan de slag te gaan, boekte ik snel successen. En daarom wil ik in deze blog enkele ideeën met jullie delen.

Welke fouten maken we allemaal?

• 8-8-8: we delen onze tijd in 8 uur werken, 8 uur relaxtijd, 8 uur slapen
• Creativiteit plannen op momenten dat we het gefocust zijn
• 'S morgens beginnen met wat er ligt... vaak jouw inbox
• ...

Maar wat zegt onderzoek ons?

• 4 uur concentratie per dag is al veel (zelfs met pauzes ertussen)
• De meeste mensen zijn het actiefst buiten de werkuren ('s morgens vroeg of 's avonds laat)
• Aandacht is als een spier en kan je trainen. Maar er zijn limieten
• De meeste mensen zijn ochtendmensen
• Vermoeidheid en creativiteit gaan hand in hand

Dat zijn dus de feiten. Maar hoe kunnen we hier nu verder mee aan de slag? 

Ik geef 5 tips mee die jou op weg helpen in Attention Management:

• Zoek jouw focuspiek

Maak voor jezelf een duidelijk focusdiagram. Wanneer kan je best focussen, wanneer vergt dit meer energie? Wanneer heb je het meeste aandacht, wanneer het minste. Teken voor jezelf een diagram uit. Dit vormt de basis voor tip 2. Zoek je een handige tool om jouw focusdiagram op te maken? Klik hier en ontvang binnen enkele dagen jouw persoonlijk en gratis focusdiagram.

• Maak een aandachtsagenda en geen tijdsagenda

Nu je jouw focusdiagram hebt, leg deze dan op jouw agenda. Plan je taken waar ze het beste uitkomen op vlak van aandacht, niet op vlak van tijd. Al te vaak zoeken we naar momentjes in de agenda waar nog niets ingepland staat. We plannen eerst onze agenda vol met vergaderingen, lunch, verplaatsingstijden, kleine to do's, ... En de tijd die we dan nog vrij hebben, gebruiken we voor het inplannen voor het maken van verslagen, het maken van analyses, het inhoudelijk voorbereiden, .... Met andere woorden, voor onze aandachtseisers. 

Draai dit om! Plan eerst de aandachtseisers op de juiste momenten in jouw focusdiagram in. En plan daarrond de vergaderingen, lunch, ...

Waarom? Aandachtseisers die je op het juiste moment inplant nemen veel minder tijd in beslag dan wanneer deze tussendoor gepland worden. En de niet-aandachtseisers zijn hier niet aan onderhevig. Een vergadering van een uur, duurt een uur. Een verplaatsing van 45 minuten, duurt 45 minuten.

• Eet een olifant in de ochtend

Maak 's morgens tijd voor jouw olifant. Die taak waar je energie en aandacht voor moet hebben. Doe die als eerste en geniet voor de rest van de dag van het idee dat je sowieso al een grote taak afgewerkt hebt. Past dit dan wel binnen jouw focusdiagram? Wel, eigenlijk wel. Want de meeste onder ons zijn ochtendmensen. Dit wil zeggen dat voor het merendeel de aandachtspiek 's morgens is. Ideaal moment dus voor die zware taak.

• Vermoeidheid en creativiteit gaan hand in hand

Plan creatieve momenten op jouw meest vermoeide momenten. Het is bewezen dat vermoeidheid een positief effect heeft op het associatieve denkvermogen - de basis van het creatieve proces. Dit was voor mij wel een eye opener. Want ik plande net de momenten om creatief te zijn, op de momenten dat ik dacht dat iedereen het wakkerst is, en de meeste aandacht heeft.

• Goeie gewoontes - maak tijd voor rituelen

Ga niet van de ene opdracht naar de andere maar sluit elke blok in je agenda ook duidelijk af. Zo ontstaat er geen residu die maar energie blijft opeisen nadat de taak eigenlijk al is afgesloten. Een voorbeeldje: Je komt uit een vergadering en begint onmiddellijk aan een dossier dat op je bureau ligt. Terwijl in je hoofd enkele zaken blijven spoken die in de vergadering beslist zijn. Dit vreet onnodig energie - energie die je niet in je nieuwe taak kan steken. 

Bouw voor jezelf rituelen in. Voorzie korte momenten om een blok in je agenda ook mentaal af te sluiten. In het voorbeeld hierboven, gebruik de 10 minuten na een overleg om voor jezelf afspraken te noteren en nieuwe momenten te plannen dat je eraan gaat werken. Een ander voorbeeld kan zijn om een vergadering niet te starten om 9u maar om 9u10 en 10 minuten de tijd nemen voor het nemen van een lekkere koffie. Of parkeer altijd op de verste plek. Neem de wandeling om een frisse neus te halen en mentaal tot rust te komen.

Hopelijk ben je getriggerd om een echte attention manager te worden. Wil je meer weten, dan is het boek 'Het Nieuwe Mentaal' van Elke Geraerts een aanrader.

Vragen over coaching in jouw persoonlijke management of loopbaankeuzes?